Esse arquivo visa ajudar quem quiser organizar um evento a escolher um horário mais adequado para a sua realização e para o público que comparecerá.
Para definir o período do mês em que o evento ocorrerá, é preciso estar atento a alguns pontos:
- Se há algum evento acontecendo numa data próxima da data planejada.
- Aconselhamos verificar a agenda local de eventos.
- Se há feriados importantes, como Natal e Ano Novo, é interessante não organizar um evento numa data próxima a eles.
- É interessante que haja um padrão de períodos no mês, para que os participantes possam ter uma noção de quando ocorrerá o evento. Além de ser conveniente para organização por ter um período fixo para se planejar e organizar o evento.
- Por exemplo: toda última semana do mês.
- Seja transparente com a comunidade. Colete feedbacks sobre os horários do eventos já realizados, afinal, não faz sentido ter um evento da comunidade onde a comunidade não participe.
Geralmente, tentamos alternar entre um dia durante a semana e um dia de final de semana. Para que as pessoas possam frequentar o PUG, independente de seus horários de escola, faculdade ou trabalho. Sendo assim, em dias de semana, geralmente, os eventos são realizados à noite, depois do horário comercial, a fim de que quem trabalhe ou estude durante o dia possa participar. Já aos finais de semana, os horários são mais livres e ocorrem geralmente na manhã ou tarde do sábado, variando de acordo com a disponibilidade dos participantes.
Tendo escolhido o dia do evento, agora é hora de definir mais um bocado algumas datas, como:
- Dia da abertura de submissão de palestras. (opcional)
- É importante decidir com antecedência e divulgar a data de abertura de submissão, assim, as pessoas podem preparar suas apresentações e submetê-las.
- Dia do encerramento de submissão de palestras. (opcional)
- Este ponto é importante para que os organizadores do evento possam confirmar a presença dos palestrantes, contatar outras pessoas, caso algum palestrante não possa comparecer ou,se for o caso, poder seguir pro próximo ponto.
- Período de votação de palestras. (opcional)
- Depois de encerradas as submissões de palestras, caso haja mais submissões do que tempo disponível para todas, recomendamos que seja feita uma votação para escolha das palestras do evento.
- Dia para confirmar a disponibilidade dos palestrantes aprovados. (opcional)
- Como dito anteriormente, é preciso que os palestrantes das propostas aceitas sejam contatados e confirmem sua presença no evento. Caso não alguém não possa comparecer, o palestrante sucessor é convidado a trazer sua palestra ao evento.
- Dia para abrir as inscrições (caso necessário)
- Caso o local escolhido para o evento peça controle de acesso dos participantes ou até mesmo para gerar certificados, você provavelmente vai querer fazer a inscrições para o encontro. Dessa forma, é importante que você defina essa data com antecedência e divulgue, para que as pessoas possam se preparar para se inscrever e não perder a inscrição por falta de aviso.
- Dia para abrir lista de espera
- Caso o local escolhido tenha limitação de vagas e as inscrições esgotem, recomendamos fazer uma lista de espera, muitas vezes alguém que se inscreveu pode acabar não conseguindo comparecer ao evento e essa vaga pode ser preenchida por alguém que comparecerá!
- Dia para resolver Coffee Break
- Se o seu evento tiver um tempo destinado a um coffee break (Gostamos! 😍), recomendamos que você defina um tempo para resolver isso também, afinal de contas, correr atrás de patrocínio e conseguir a comida quase nunca é uma tarefa simples.
Algumas dicas gerais
- Como já falamos, sua vida vai ser mais fácil se tiver com quem dividir tantas atividades, então, não tenha medo de pedir ajuda.
- Algumas dessas atividades podem levar mais do que um dia para serem concluídas, então é importante que você tenha um bom período para poder organizar o evento. Se não, você provavelmente vai
enlouquecerse desgastar bastante. Fazer as coisas com calma ajuda! - Infelizmente, nem todos irão ficar felizes com o horário ou data definidos e tá tudo bem. Não tem porque se estressar com isso, provavelmente, em um encontro futuro, essas pessoas terão a chance de comparecer